接上篇

參、職場舞弊事件的調查處理

　　即使有再完善的防範機制，仍無法將舞弊風險降為零。因此，企業還必須備妥應對措施，在懷疑發生舞弊時能迅速展開調查、查明真相，將損失和影響降到最低。以下將說明中小企業應如何建立通報機制並有效調查舞弊事件，包括調查流程各步驟、取證方法，以及跨部門合作等要點。

1. 匿名通報與舉報機制
　　有效的舞弊調查通常始於及時的線索發現。研究一再表明，內部舉報是揭發職場舞弊最常見且有效的方法。為鼓勵員工和相關方檢舉不當行為，中小企業應建立便利且保密的匿名通報機制：

• 多元通報管道：提供多種途徑讓員工或第三方（如供應商、客戶）舉報可疑情事，例如專用的匿名電話熱線、電子郵件信箱、線上舉報表單或意見箱等。中小企業雖規模較小，但仍可設定獨立的信箱或委託第三方提供簡易的舉報平臺。熱線舉報制度對於及時發現舞弊至關重要。
• 匿名與保密：通報機制須允許匿名，以降低舉報人顧慮。同時明確承諾對舉報內容嚴格保密，僅限相關調查人員知悉。資料接收後可採編碼或第三方轉送方式處理，以避免洩露檢舉者身份。實踐經驗顯示，保密性越高，員工越敢於提供重要線索。
• 無害化報復政策：明文規定禁止對舉報人進行任何形式的報復打擊（如降職、霸凌、開除等），違者將受處分。讓員工相信公司保護誠實舉報者的權益。可在培訓中強調：真誠舉報是對公司負責的行為，受公司鼓勵和保障。
• 宣導與信任建立：定期向員工宣導舉報機制的存在和重要性，說明如何使用以及過程中對舉報者的保護措施。高階主管公開支持吹哨文化，表明公司歡迎善意舉報。透過長期的溝通與成功案例分享（不透露舉報者），建立員工對體制的信任，讓潛在舉報者願意站出來。

　　根據ACFE的統計《註3》，透過內部舉報熱線發現的舞弊案件約佔所有案例的42%，遠高於其他偵測方式。因此，中小企業千萬不可因人少事少而忽視建立舉報機制。即便規模不大，也應有基本的檢舉管道讓異常行為浮上檯面。一個暢通的匿名通報機制，是啟動調查、揭露真相的第一步。

2. 調查流程與原則
當收到舞弊指稱或發現可疑跡象時，企業應按既定程序展開調查。調查流程大致可分為以下階段：

(1)初步評估與決策：接獲舞弊線索後，管理者或風紀負責人需迅速評估指控的可信度和潛在影響。確認舉報是否善意且有無初步佐證。若線索明確、事涉重大，則應決定啟動正式調查。反之，若證據薄弱，可先私下蒐集更多資訊或持觀望態度，但同時提高對相關領域的監控。調查需具備合理的事實依據而非臆測（Predication），避免捕風捉影浪費資源。

(2)組建調查小組：一旦決定展開調查，指派適當人員組成調查小組。對於中小企業，可視情況選擇內部或外部調查人員。內部人員熟悉公司情況且成本低，但須確保其公正性與專業性；外部專家（如法務顧問、鑑識會計師）則提供客觀專業的視角，但成本較高。小組成員可包括：人資或法務代表（確保程序合法合規）、財務或內稽人員（擅長數據分析）、IT人員（取得電子證據）等。必要時，諮詢律師意見以保護法律權益。

(3)策劃與保全措施：調查前制定調查計畫，明確調查範圍、重點疑點、分工與時間表。同時立即採取臨時控制措施以防止證據滅失和進一步損失。例如：凍結涉案員工的系統權限、更改相關帳戶密碼、保全相關檔案與監視錄像。若涉案對象是員工，可考慮帶薪停職調查期間讓其離崗，強調這非懲戒而是程序需要。上述措施需謹慎執行，以免打草驚蛇。同時重溫公司政策和相關法規，確保調查依據企業內規和法律展開。

(4)證據收集與分析：進入實質調查階段，調查小組應多管道蒐集證據，包括但不限於：

• 文件與數據審查：詳細審閱相關的財務文件（帳冊、憑證、發票等）及業務記錄，尋找不符常理之處。例如重複付款、假發票、帳目調整紀錄等。調取可疑交易的原始單據進行比對，必要時進行鑑識會計分析，還原資金流向。
• 電子數據取證：在IT人員協助下，調取電子郵件、系統日誌、監控錄像等電子證據。確保遵循數位取證規範（例如建立鏡像備份，不修改原始資料，保持證據鏈），以利後續法律程序需要。檢查嫌疑人使用過的電腦、手機中有無異常檔案、通信紀錄、可疑帳戶往來等。
• 訪談與問訊：擬定關鍵問題，對知情人員進行談話訪問。包括與舉報人（若非匿名）確認細節；向涉事部門同事了解情況；最後再安排對被調查對象的面談（通常在掌握一定證據後進行）。訪談時注意技巧：避免直接指控，用開放式問題讓對方自述；保持中立態度，仔細記錄回答。如有兩名以上調查人員共同在場，一人提問一人記錄，以確保客觀。
• 實體盤點與現場調查：視案情需要，對實物資產進行盤點（例如庫存商品、現金保管情形），或現場走訪核實某些情況（如核對倉庫出入紀錄與保全錄像是否一致）。利用「從事實到文件」與「從文件到事實」交叉驗證法，確保證據鏈條完整。
  收集的證據材料應分類整理，做好紀錄和保管。對於關鍵發現，可邀請另一調查組成員復核，提高結論可信度。所有調查步驟與發現需形成書面紀錄，為後續報告和行動提供依據。

(5)分析研判與結論：基於證據進行綜合分析，確認是否發生舞弊、涉及金額、手法及相關責任人。調查小組應就事實發生經過形成調查報告草稿，內容包括：概況描述、調查經過、查明的事實（附證據）、涉案人員名單、造成影響、內控缺失分析等。若證據不足以證明舞弊，也應記錄調查所做的工作和結果。必要時，可再次討論調查範圍是否需擴大或深入，以免遺漏關鍵事項。

(6)行動與後續處理：根據調查結論，企業管理層決定採取適當的後續行動。若確認存在舞弊：

• 對涉案員工依公司紀律給予處分，包括警告、解雇，情節嚴重者移送司法機關處理。
• 視情況對外報警或法律行動：特別是涉及重大金額或高層人員的舞弊，中小企業應果斷報警，尋求執法部門協助，以追究法律責任和挽回損失。保持與法律顧問聯繫，確保法律程序妥當。
• 損失補救：評估財務損失，嘗試追討贓款（如扣留尚未支付的款項、請求保險理賠等）。若舞弊導致營運中斷或聲譽受損，啟動相應的危機處理措施，如通知客戶、更換受影響的系統密碼等。
• 經驗教訓反饋：檢討此次事件暴露出的內部控制漏洞或管理問題，立即制定改善方案。例如，增設新的稽核點或加強某方面的審批。將本次事件作為內部教材，在適當範圍內向員工說明（隱去敏感細節），以提醒全體引以為鑑。

　　若調查結果未發現實質舞弊證據，也應向相關人員（例如被檢舉者）澄清事實，以恢復名譽和工作秩序。同時記取誤報經驗，加強員工教育避免類似誤解。
　　調查過程中須秉持客觀、公正、保密的原則。調查人員應僅針對證據說話，避免主觀猜測，不受身份高低影響處理。所有調查資訊在結論揭曉前僅限相關人知悉，以保護各方權益。透過嚴謹的調查流程，企業才能在舞弊事件中快速止損、找出真相，恢復正常營運。

3. 跨部門合作與支援
　　成功的舞弊調查往往需要多部門的通力合作。中小企業人力雖不多，但在關鍵時刻仍應調動各方資源，共同應對：

• 人力資源部門：在調查初期即介入，協助提供涉案員工的人事資料（入職時間、職務職責、薪酬變化、過往紀律記錄等），以利背景分析。如需對涉案者停職或後續解雇，HR確保程序符合法規和公司政策，減少勞資爭議風險。調查結束後，HR參與勞動處理和人才替補等工作。
• 財務與內控部門：財務人員在調查中提供專業支持，例如調取會計憑證、說明正常財務流程、協助識別帳目異常等。他們對公司的財務系統最為熟悉，可以迅速找出可疑交易並評估財務影響。內控或稽核人員則協助檢視控制環節，找出缺失並提出補強建議。
• 資訊科技部門：IT部門在數位證據收集中扮演關鍵角色，負責保存並提供電子資料。他們可按照調查需求，提取郵件備份、系統存取日誌、監控錄影檔案等，同時確保證據的原始性不被破壞。必要時，IT人員還能協助分析可疑的程式操作、系統漏洞利用情形等技術問題。
• 法務顧問或法務單位：在調查涉及法律風險時，法律專業人員的參與相當重要。他們提供關於取證合法性、隱私保護、勞動法和刑法適用等意見，確保調查步驟符合法律要求。一旦需要報警或提告，法務也負責與執法單位聯繫、提供證據說明等。中小企業若無內部法務，可在事件發生後及早諮詢外部律師。
• 管理階層決策：調查過程中的重大決定（如是否暫停某項業務以調查、是否報警等）需要高層拍板。管理層應隨時掌握調查進度，在需要時提供資源和支持，例如批准額外調查預算、調派更多人手等。同時，管理層在調查完成後負責落實處置和後續整改措施，確保調查成果轉化為管理改進。

　　跨部門合作要求明確的分工和資訊共享機制。在調查啟動時，就應由牽頭人召集相關部門開會，闡明調查目標和各自職責範圍。在保障保密原則的前提下，各部門需要及時提供所需資料並相互諮詢專業意見。例如，人資與法務合作確認暫時停職的合法性，IT與財務合作比對電子紀錄與帳目。通力協作可以加快調查進程並提高證據的可靠性。
　　值得一提的是，若舞弊案情重大或複雜超出公司能力，中小企業也應考慮尋求外部協助。例如，聘請舞弊鑑識顧問或私家調查員，利用其專業技術調查高難度領域；或主動向執法機關報案，利用警調資源偵辦。有時，跨部門合作的概念也可延伸到「跨組織合作」，與外部力量共同完成調查。

肆、企業舞弊案例分析

　　透過實際案例可以更直觀地了解上述防範與調查機制的作用和必要性。以下選取兩個典型企業舞弊案例進行分析，以闡述防弊與查弊的教訓。

案例一：內部控制薄弱導致長期侵占 — 某傳統食品公司的財務主管舞弊案

　　這是一家歷史悠久的中型糕餅公司，其長期任職的財務主管在2004～2013年間侵占公司資金高達1,700萬美元。該公司由於家族經營背景，內部控制相當鬆散，給了不法之徒可乘之機。
舞弊手法：財務主管S.J.起初從挪用公司零用金入手，在初嚐甜頭後開始利用支票支付系統的漏洞行騙。他擁有開立支票的權限，便開出偽造的支票支付到自己的信用卡帳戶，然後在財務系統中將該支票註記為作廢以掩蓋支出。接著，再利用相同號碼開立給真實供應商的支票但不寄出，如此反覆操作，使帳冊表面平衡但實際上公司資金被挪用。由於此人身兼記帳與核帳職責，且公司缺乏定期審計，此「授權開票詐欺」手法長達9年未被察覺。
發現經過：直到2013年，公司新進的一位會計在檢視財務時，偶然發現了一張付給銀行的可疑支票，而該銀行並非公司往來對象。此異常引起了她的警覺，進一步檢查發現帳冊中有多筆被標記為作廢的支票紀錄不尋常。她立即向公司高層報告。公司隨即展開內部調查並解雇了涉案的財務主管，同時報警處理。在隨後的調查中，證實S.J.共偽造了超過800張支票侵占資金，將贓款揮霍於購買豪宅、名車和奢侈品上。
防範教訓：這個案例突顯了內部控制與審計缺失所帶來的巨大風險。該公司多年來對財務主管過度信任，讓一人掌控了開支票、記帳、對帳等關鍵職能，又缺乏外部審計審視，最終酿成鉅額損失。如果當初能實施職務分離（例如支票簽發和帳務核對由不同人員負責）、定期檢查作廢支票清單、以及引入獨立稽核來審視財務記錄，極可能在早期就發現異常，避免損失擴大。此外，此案也說明長期員工並非絕對可信，公司治理不能因員工資歷深就放鬆監管。經此事件後，該公司痛定思痛，加強了內部控制制度，包括實施更嚴格的支票管理系統、定期輪調財務人員職務，以及每年度委託外部審計公司查核帳務。此案例被譽為中小企業應引以為戒的經典「糕餅舞弊案」，凸顯強化內控與審計對防範長期舞弊的重要性。

案例二：缺乏監督與舉報機制 — 某中型公司出納十五年侵占案

　　第二個案例發生在美國一家中型工業產品供應公司。一名資深出納員在公司服務了二十餘年，深獲信任。然而，她卻在15年間持續挪用公司資金，直至偶然被同事發現。
舞弊手法：這名出納負責公司日常資金收付，由於公司規模不大，她幾乎全權處理所有出納相關事務，從開立支票、付款到對帳均無第二人覆核。利用這種便利，她定期從公司賬戶轉出小額款項至自己控制的帳戶，或偽造公司支出單據侵占現金。每次金額不大且做帳時巧妙平衡，因此多年來未被察覺。由於公司沒有設定內部稽核職位，也缺乏定期審計和熱線舉報，她的行徑一直隱藏在日常營運之下。
發現經過：某次這名出納休假時，代理她職務的同事無意間發現一張存疑的付款記錄，引發警覺。進一步翻查過往帳目，才驚覺類似可疑交易屢見不鮮。同事立即向經理匯報，公司隨即展開深入調查。面對鐵證，該出納員最終承認多年來侵占公司資金，並與其丈夫合謀隱匿所得。兩人隨後在充足證據下被起訴並認罪。
防範教訓：這起案件顯示長期且隱蔽的舞弊完全可能發生在信任度高的小團隊中。主要教訓有二：其一，公司讓單一員工長期掌控多個財務職能且缺乏監督，是滋生舞弊的溫床。多年下來，她對系統和流程了如指掌，更容易鑽漏洞且知悉如何掩飾。而未安排強制休假和職務替代，導致她一直有機會持續作案不被發現。如果公司能實施定期輪崗休假制度（強制關鍵崗位人員休假，由他人代理其職務），很可能早就發現問題。其二，該公司一直沒有匿名舉報管道，同事即使心存疑慮也無從隱密地反映可疑的問題。一旦設有內部檢舉機制，平日細心的員工可能更早提供線索。這案例過後，公司大幅強化了內控：增設了分權控制（出納與對帳分離）、建立了員工舉報熱線，並每年安排資深員工休假由他人代理查核。同時請來外部審計對過去帳目進行了詳細審查，以確定侵占總額。此案說明，中小企業切勿因人員精簡就忽視基本的內控和監督，一旦給予員工不受監督的權力與時間，舞弊可能累積成驚人的洞穴。

伍、結論

　　職場舞弊對中小型企業的財務穩定與商譽都構成嚴重威脅。然而，透過建立完善的防範制度並嚴格執行，大部分舞弊行為是可以預防或及早發現的。首先，在防範方面，企業應強化內部控制（職務分離、權限管理等）和監督稽核機制，營造全員誠信的企業文化並提供必要的員工教育，使潛在的不當行為沒有滋長的土壤。其次，在偵查方面，設立暢通的匿名通報渠道至關重要，因為內部舉報是最有效的舞弊偵測方式。同時，預先規劃調查流程，培養跨部門合作的能力，確保一旦出現苗頭能迅速調動各方資源展開調查，保存證據並採取行動。最後，從案例中我們看到，制度鬆懈與掉以輕心往往令舞弊累積成災，而嚴密的制度和果斷的行動則可將損失降至最低。中小企業應以他人經驗為鑑，不斷完善自身的防弊與查弊體系。

　　總而言之，中小型營利事業雖然在資源上有所限制，但透過管理決心與智慧措施，一樣能建立起有效的職場舞弊防範與調查機制。預防重於治療，平日建立有效內控制度，加強員工道德教育，便能大大降低舞弊風險；而未雨綢繆制定調查預案，則能在風險實現時將影響控管在可承受範圍內。唯有將防範與調查並重，才能保障企業的長遠健康發展，確保企業資源真正用於創造價值，而非被舞弊無聲無息地吞噬。

作者：謝國松博士－會計師；(台灣及大陸)評價分析師；(NACVA)證券分析師；中華民國稅務與專利代理人、仲裁人。