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解析一般企業徵信部門面貌  
  2018/05/22
王 維
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關鍵字:徵信;授信;企業;業務;職責;風險;信用部門;呆帳;信用等級;財務部門
圖片來源:freepic

徵信部門職責與功效

  一般企業為了徹底了解客戶的信用狀況,爭取利潤,並設法將呆帳風險降至最低,會自行設立信用部門,主要職責包含:
  1. 根據公司既定的經營方針,設定最適當的信用政策,做為徵信時遵循的規範。
  2. 蒐集、整理、分析客戶資料,設定最適當的信用額度。
  3. 對於信用額度較高、風險程度偏高的客戶,在其超額部份,要求客戶以現金購貨或提供擔保品,以確保債權。
  4. 制定公司收款管理制度,定期查核及積極加強逾期帳款催收和追蹤。
  5. 對不良債權,當應收帳款超過其信用限額二分之一以上時,應對客戶暫緩出貨,採取有效緊急處置與催收。
  徵信工作能否確切發揮功效,與徵信單位在公司組織中的編制隸屬有絕對的關係。由於企業規模大小不一,有些企業內部就有設立徵信單位,有些則委由專業機構辦理,兩者間無分好壞,全看企業的實際需要及對徵信工作的預算,來選擇最合適且可行的方法。

徵信單位部門介紹

  在企業營運活動中,做好信用管理,可決定是否賒銷、開票期限長短、銷貨數量的多寡,以達成控制發生呆帳損失和促進銷售目標,因此多與業務及財務部門關係密切。因此,一般企業組織架構中,徵信單位常隸屬於三種部門,分別是業務部門、財務部門及獨立信用部門。

一、業務部門

  將徵信單位編制在業務部門底下的企業,是以配合營業需要為考量,因為信用政策對公司整體業務影響深遠,而現代商業活動又越來越重視全方位整合與客製化服務。業務單位若能以客戶的信用狀況為基礎,規畫整體的行銷活動,來創造顧客的滿意度,較能達成以顧客為導向的理想,業務主管也較易發揮統籌管理的功能。 由於業務部門比公司其他部門更直接、頻繁地接觸客戶,較容易掌握客戶實際的動態狀況,來蒐集完整資料進行徵信。而業務部門所制定的可行信用條件,多是根據客戶往來交易的實績來認定賒銷額度、信用等級、現金折扣等,有助於業務推廣。在組織內部來說,徵信人員與業務人員同由業務主管管轄,雙方也較易相互配合,減少衝突,有利於行銷活動的進行。

  國內中小企業偏好將徵信部門編制於業務部門底下。但這種過份強調業務掛帥的經營理念,反而容易使企業陷入信用風險危機中。由業務人員兼做徵信工作,業務人員往往為了達成銷售業績目標,在評估客戶風險程度時不夠嚴謹,也未做深入的研判,僅做形式上虛應故事,使公司發生呆帳的機率提高。實際執行時,也礙於與客戶已建立感情,為了做人情,可能將交易條件放寬;或隨意更改票期而先挪用貨款;或自行添加優惠條件,將貨款差額中飽私囊等憾事發生。

  此種組織架構的企業,應視本身業務銷售的需要制訂徵信工作日報表。業務人員每日在和客戶接觸時,必須提高警覺,注意客戶的經營方針、銷售活動,或深入了解其職員的工作態度和方法,並觀察其顧客、訪客的言談及倉庫內庫存情況,將所見所聞反映在日報表上。再將所有資料綜合分析評等,以認定信用等級及交易額度。如此,將來即使發生收帳困難或倒帳情事時,業務人員所負的責任也會降至最低,既保護公司利益也保護自己的聲譽。

二、財務部門

  將徵信單位編制在財務部門底下的企業,是考量信用問題在本質上與財務息息相關,應隸屬財務部門主管指揮及監督。財務主管負有會計審核、資金管理、利潤規劃、預算控制等任務,對企業營運影響重大,一旦有小失誤發生,企業就有可能面臨難以彌補的營運困難。而信用額度的認定更是與財務管理有密切關係。

  許多中小企業由財務部門同時負責債信管理,期許能使公司的財務作業能統籌規劃。財務部門掌握了收款成績及應收帳款明細資料,能在最短時間內做出授信等級的決策;財務主管又可以依照企業本身資金週轉的情況,對信用策略做彈性調整,使企業資金週轉維持在合理水準,同時對業務部門發揮監督制衡的效用,降低呆帳發生機率。

  但這樣的組織架構也有缺點。財務部門的傳統職責偏重於資金籌措及與銀行關係的建立,對於信用的授與,賒銷的核准標準較難確切掌握,可能會過於注重預防呆帳、減少信用風險,而使授信態度趨於保守,影響企業銷售業績的成長,喪失了在市場上與同業競爭的條件。往往也容易因此與業務部門發生爭執,雙方各自堅持自己的立場而相互對立,連帶影響公司內部和諧。

  而且支票廢除刑責後,企業必須承擔更多信用風險,適切又詳實的調查絕非易事,其中存在的許多問題,財務主管往往無暇兼顧,從中找出問題癥結,進而剖析、改進。因此,中小企業多是倚賴其他相關部門支援,勉強兼辦徵信工作。但大型企業因銷貨對象過多,信用管理及相關的徵信工作量龐大,由其他部門支援必不勝負荷,就有必要設立專責的徵信部門。

三、獨立信用部門

  編制獨立的徵信部門,較能保有客觀獨立的立場,充份發揮降低信用風險的職責。獨立徵信部門直接向企業最高主管負責,專門執行信用管理,在信用政策、賒銷額度、收款期限的設定具權威性,較易被其他部門接受。且當發生不當授信時,追究責任亦較明確。

  信用部門應秉持降低信用風險,增加銷貨利潤的原則來執行信用授與,並對不良債權盡力催收或做保全措施,使公司損失降至最低。對所有客戶均應建立完整檔案資料,並參考業務部門提供客戶在市場上的風評資料,及財務部門所提供的客戶付款狀況,是否遵守當初約定的方式進行,隨時修改對客戶信用等級的認定,使所有決策均能讓其他部門尊重,以貫徹信用部門超然獨立的立場。

結論

  企業徵信單位的編制方式,各有其利弊,企業經營者應該依據企業的規模大小及其未來的經營策略,來選擇最適合的編制方式。為了獲得徵信的最大效用,除了信用調查人員外,企業內部的所有成員都有權利與義務,將市場上關客戶情報的見聞反映給公司,以充實徵信調查資料。


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